Ochrona danych osobowych i RODO

1. Administrator Danych Osobowych (ADO): Dyrektor Centrum Świadczeń Socjalnych w Łodzi, 91-304 Łódź, ul. Urzędnicza 45.
2. Inspektor ochrony danych osobowych (IOD): osoba pełniąca zadania określone w art. 39 RODO, a w szczególności: monitorowanie przestrzegania RODO, udzielanie na żądanie zaleceń co do oceny skutków dla ochrony danych, współpracowanie z organem nadzorczym, doradzanie w kwestii przestrzegania zasad przetwarzania i ochrony danych osobowych.
3. Dane osobowe: oznaczają informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej („osobie, której dane dotyczą”). Możliwa do zidentyfikowania osoba fizyczna, to osoba którą można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować, w szczególności na podstawie identyfikatora takiego jak imię i nazwisko, numer identyfikacyjny, dane o lokalizacji, identyfikator internetowy lub jeden, bądź kilka szczególnych czynników określających fizyczną, fizjologiczną, genetyczną, psychiczną, ekonomiczną, kulturową lub społeczną tożsamość osoby fizycznej.
4. Osoba, której dane dotyczą: każda osoba fizyczna, której dane osobowe przetwarzane są przez Administratora, np. osoba odwiedzająca lokal Administratora lub kierująca do niego zapytanie w formie e-maila.
5. Przetwarzanie danych osobowych - jakiekolwiek operacje wykonywane na danych osobowych, takie jak zbieranie, utrwalanie, przechowywanie, opracowywanie, zmienianie, udostępnianie i usuwanie, a zwłaszcza te, które wykonuje się w systemach informatycznych,
6. Ochrona danych i RODO w Centrum Świadczeń Socjalnych w Łodzi: podstawowe informacje na temat zasad przetwarzania i ochrony danych osobowych przez Centrum Świadczeń Socjalnych w Łodzi
7. RODO: Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 7 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE.
8. Ustawa - Ustawa z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. 2018, poz. 1000)

1. W związku z realizowanymi zadaniami w Centrum Świadczeń Socjalnych w Łodzi przetwarza dane osobowe zgodnie z obowiązującym prawem, tj. zgodnie z Ustawą o ochronie danych osobowych z dnia 10 maja 2018 r. (Dz. U. 2018, poz.1000) oraz zgodnie z RODO oraz na podstawie przepisów prawa powszechnie obowiązujących.
2. Obowiązki ADO: zapewnienie przejrzystości przetwarzania danych osobowych, informowanie o przetwarzaniu danych w momencie ich zbierania, informowanie o celu, czasie i podstawie prawnej przetwarzania, zbieranie danych tylko w zakresie niezbędnym do wskazanego celu (zgodnie z zasadą minimalizacji danych) i przetwarzanie tylko przez okres, w jakim jest to niezbędne.
3. W Centrum Świadczeń Socjalnych w Łodzi zapewnia się bezpieczeństwo i poufność danych, jak również zapewnia się dostęp do informacji osobom, których dane dotyczą.
4. W sytuacji zagrożenia danych osobowych, Centrum Świadczeń Socjalnych w Łodzi podejmie niezbędne środki w celu zapewnienia ochrony i przeciwdziałaniu naruszeniom danych osobowych, jak również poinformuje osoby, których dane zostały naruszone lub zagrożone stosownie do istniejących wymogów prawnych.

Z ADO można się kontaktować zarówno na adres korespondencyjny: Centrum Świadczeń Socjalnych w Łodzi, 91-304 Łódź, ul. Urzędnicza 45, jak i mailowy: swiadczenia@css.uml.lodz.pl i telefoniczny: 42 638-59-68

W sprawach związanych z przestrzeganiem zasad ochrony danych osobowych można się kontaktować z IOD:
Erwin Ryter, tel. 600 499 192, 602 151 170 e-mail: iod@css.uml.lodz.pl;

1. Stosowane przez Centrum Świadczeń Socjalnych w Łodzi Cookies są bezpieczne dla urządzenia, z którego korzysta Użytkownik.
2. Centrum Świadczeń Socjalnych w Łodzi wykorzystuje dwa typy plików cookies:
   • Cookies sesyjne: są przechowywane na urządzeniu Użytkownika i pozostają tam do momentu zakończenia sesji danej przeglądarki. Zapisane informacje są wówczas trwale usuwane z pamięci urządzenia. Mechanizm cookies sesyjnych nie pozwala na pobieranie jakichkolwiek danych osobowych ani żadnych informacji poufnych z urządzenia Użytkownika.
   • Cookies trwałe: są przechowywane na urządzeniu Użytkownika i pozostają tam do momentu ich skasowania. Zakończenie sesji danej przeglądarki lub wyłączenie urządzenia nie powoduje ich usunięcia z urządzenia Użytkownika. Mechanizm cookies trwałych nie pozwala na pobieranie jakichkolwiek danych osobowych ani żadnych informacji poufnych z urządzenia Użytkownika.
3. Użytkownik ma możliwość ograniczenia lub wyłączenia dostępu plików cookies do swojego urządzenia. W przypadku wyłączenia tej opcji, korzystanie ze Serwisu będzie możliwe, poza funkcjami, które ze swojej natury wymagają plików cookies.

1. W Centrum Świadczeń Socjalnych w Łodzi wdrożono i stosuje się procedury, które umożliwiają dostęp do danych osobowych wyłącznie osobom do tego upoważnionym oraz w zakresie, jaki jest niezbędny do wykonania określonych obowiązków.
2. W Centrum Świadczeń Socjalnych w Łodzi podejmuje się starania o działania mające na celu zagwarantowanie ze strony podmiotów, z którymi współpracuje respektowania odpowiednich środków bezpieczeństwa w każdym przypadku, gdy dochodzi do przetwarzania danych osobowych na zlecenie ADO.

1. W związku z kierowaniem do Centrum Świadczeń Socjalnych w Łodzi korespondencji tradycyjnej, bądź mailowej, która nie jest związana z usługami świadczonymi na rzecz nadawcy lub na podstawie innej umowy, dane osobowe zawarte w kierowanej do Centrum Świadczeń Socjalnych w Łodzi korespondencji, są przetwarzane tylko w zakresie niezbędnym do kontaktu z nadawcą korespondencji.
2. Podstawą prawną przetwarzania danych przez Centrum Świadczeń Socjalnych w Łodzi jest uzasadniony interes ADO na podstawie art. 6 ust. 1 lit f RODO, polegający na prowadzeniu korespondencji kierowanej do Centrum Świadczeń Socjalnych w Łodzi w związku z prowadzoną przez Centrum Świadczeń Socjalnych w Łodzi działalnością.
3. Korespondencja jest przechowywana w sposób zapewniający bezpieczeństwo zawartych w niej danych osobowych oraz innych informacji i ujawniana jedynie osobom upoważnionym przez ADO.
4. Rozmowy telefoniczne mogą być nagrywane po uprzednim poinformowaniu o tym dzwoniącej osoby. Dane osobowe w postaci nagrania mogą być przetwarzane w celach związanych z obsługą petentów. W tym wypadku podstawą prawną przetwarzania danych jest niezbędność przetwarzania do jej świadczenia na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
5. W celu zapewnienia bezpieczeństwa osób i mienia, jak również czynności przetwarzania danych osobowych, ADO może poddawać kontrolom wstęp do budynków, lokali oraz na teren przez niego zarządzany w zakresie niezbędnym i adekwatnym do celów bezpieczeństwa osób i mienia oraz właściwego zapewnienia ochrony danych.
6. Dane osobowe mogą być zbierane w rejestrze wejść i wyjść do budynku w celu zapewnienia bezpieczeństwa i porządku na terenie obiektu oraz ewentualnie w celu obrony lub dochodzenia roszczeń. Podstawą przetwarzania danych osobowych jest w tym wypadku uzasadniony interes ADO zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f RODO, polegający na zapewnieniu bezpieczeństwa mienia ADO oraz w celu ochrony jego praw.

1. W związku z prowadzonymi procesami rekrutacyjnymi, Centrum Świadczeń Socjalnych w Łodzi przetwarzać będzie dane osobowe zawarte w CV, życiorysie, bądź w innych niezbędnych dokumentach, jedynie w zakresie określonym w obowiązujących przepisach. W związku z tym, Centrum Świadczeń Socjalnych w Łodzi oczekuje, że potencjalny kandydat nie będzie podawał i przekazywał do Centrum Świadczeń Socjalnych w Łodzi danych i informacji w szerszym – niż oczekiwanym - zakresie. Jednakże w sytuacji zawarcia w aplikacjach dodatkowych, ponad oczekiwane przez Centrum Świadczeń Socjalnych w Łodzi informacji, uznaje się, że kandydat wyraża zgodę na ich przetwarzanie w celach rekrutacyjnych oraz związanych z procesami zatrudnienia potencjalnych kandydatów do pracy.
2. Dane osobowe kandydatów są przetwarzane:
   • w celu wykonania obowiązków wynikających z przepisów prawa, związanych z procesem zatrudnienia, w tym przede wszystkim Kodeksu pracy – podstawą prawną przetwarzania jest obowiązek prawny ciążący na Administratorze (art. 6 ust. 1 lit c RODO w związku z przepisami Kodeksu pracy);
   • w celu przeprowadzenia procesu rekrutacji w zakresie danych niewymaganych przepisami prawa, a także dla celów przyszłych procesów rekrutacyjnych, podstawą prawną przetwarzania jest zgoda na art. 6 ust. 1 lit a RODO,
   • w celu ustalenia lub dochodzenia ewentualnych roszczeń lub obrony przed takimi roszczeniami, podstawą prawną przetwarzania danych jest prawnie uzasadniony interes Administratora zgodnie z art. 6 ust. 1 lit f RODO.

1. Dane osobowe są również przetwarzane w systemach informatycznych.
2. Centrum Świadczeń Socjalnych w Łodzi może je tymczasowo przechowywać i przetwarzać w celu zapewnienia bezpieczeństwa i poprawnego funkcjonowania systemów informatycznych, np. w związku z wykonywaniem kopii bezpieczeństwa, testowaniem zmian w systemach informatycznych, wykrywaniem nieprawidłowości, bądź zapewnianiem ochrony przed nadużyciami i atakami.

1. W związku z podejmowaniem czynności wymagających przetwarzania danych osobowych, są one – w ściśle zasadnych wypadkach - ujawniane zewnętrznym podmiotom i dostawcom odpowiedzialnym za dostarczanie i obsługę systemów informatycznych oraz sprzętu, podmiotom świadczącym usługi prawne, księgowe, audytowe, konsultingowe, kurierom, agencjom. Dane mogą być też ujawniane podmiotom powiązanym z Centrum Świadczeń Socjalnych w Łodzi.
2. Centrum Świadczeń Socjalnych w Łodzi zastrzega sobie prawo ujawnienia wybranych informacji dotyczących osoby, której dane dotyczą, właściwym organom bądź osobom trzecim, które zgłoszą żądanie udzielenia takich informacji, w oparciu o odpowiednią podstawę prawną oraz zgodnie z przepisami obowiązującego prawa i tylko w ściśle uzasadnionych wypadkach.

1. Czas przetwarzania danych przez Centrum Świadczeń Socjalnych w Łodzi jest uzależniony od rodzaju świadczonej usługi i rodzaju realizowanego świadczenia oraz od celu przetwarzania, jak również obowiązujących w tym przedmiocie regulacji prawnych.
2. Okres przetwarzania danych może wynikać z przepisów, w przypadku, gdy stanowią one o podstawie przetwarzania. W przypadku przetwarzanie danych na podstawie uzasadnionego interesu ADO – np. ze względów bezpieczeństwa – może się odbywać przez okres umożliwiający jego realizację lub do momentu zgłoszenia skutecznego sprzeciwu względem przetwarzania danych.
3. W sytuacji przetwarzania danych w związku z wyrażoną zgodą, w Centrum Świadczeń Socjalnych w Łodzi przetwarza się te dane do momentu jej wycofania przez osobę fizyczną.
4. W przypadku, gdy podstawę przetwarzania danych stanowi niezbędność do zawarcia i wykonania umowy, dane będą przetwarzane do momentu jej zakończenia/rozwiązania.
5. Okres przetwarzania danych może być przedłużony w przypadku, gdy przetwarzanie jest niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony przed ewentualnymi roszczeniami, a po tym okresie, jedynie w przypadku i w zakresie, w jakim będą wymagać tego przepisy prawa.
6. Po upływie okresu przetwarzania danych, w Centrum Świadczeń Socjalnych w Łodzi nieodwracalnie usuwa się dane, bądź poddaje je procesowi anonimizacji.

1. W związku z przetwarzaniem przez Centrum Świadczeń Socjalnych w Łodzi danych osób fizycznych, przysługują im następujące prawa:
   • uzyskania informacji o tym w jaki sposób i w jakim zakresie dane są przetwarzane,
   • sprostowania danych w sytuacji ich błędnego zapisania lub ich zmiany (np. w sytuacji zmiany nazwiska lub adresu)
   • usunięcia danych, gdy nie ma podstaw do ich dalszego przetwarzania przez Centrum Świadczeń Socjalnych w Łodzi,
   • ograniczenia przetwarzania,
   • przekazania danych w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie, nadającym się do odczytu maszynowego
   • sprzeciwu wobec przetwarzania danych w sytuacji gdy przetwarzanie danych przez Centrum Świadczeń Socjalnych w Łodzi odbywa się na podstawie uzasadnionego interesu,
   • wniesienia skargi do Urzędu Ochrony Danych Osobowych w sytuacji uznania naruszenia praw i wolności osoby fizycznej
2. W celu skorzystania z powyższych praw, osoba fizyczna może się skontaktować z Centrum Świadczeń Socjalnych w Łodzi pisemnie na adres: Centrum Świadczeń Socjalnych w Łodzi, 91 – 304 Łódź, ul. Urzędnicza 45 lub poprzez wiadomość e-mail: swiadczenia@css.uml.lodz.pl
   i wskazać czego dotyczy jej żądanie lub wątpliwość, w szczególności z jakiego prawa chce skorzystać.
3. Centrum Świadczeń Socjalnych w Łodzi udzieli osobie fizycznej informacji w terminie 30 dni od dnia otrzymania treści żądania, bądź w terminie późniejszych po wcześniejszym poinformowaniu osoby fizycznej o przyczynach opóźnienia w udzieleniu informacji.
4. Centrum Świadczeń Socjalnych w Łodzi udzieli odpowiedzi na żądanie osoby fizycznej na adres e-mail, z którego zostało wysłane zapytanie, bądź pisemnie na wskazany przez osobę fizyczną adres korespondencyjny, chyba że z treści zapytania wynika możliwość przesłania odpowiedzi w formie wiadomości e-mail.