Klauzula informacyjna na temat przetwarzania danych osobowych na podstawie art. 13 ust.1 i 2 oraz art. 14 RODO

Zgodnie z przepisami rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) („RODO”), Centrum Świadczeń Socjalnych w Łodzi informuje, że przetwarza Państwa dane osobowe. Szczegółowe informacje na temat przetwarzania Państwa danych osobowych znajdują się w niniejszym dokumencie. Administrator zbiera dane dla oznaczonych, zgodnych z prawem celów i nie poddaje przetwarzaniu niezgodnemu z tymi celami. Państwa dane są zbieranie jedynie w adekwatnym, niezbędnym i koniecznym zakresie.
Administrator danych osobowych	Dyrektor Centrum Świadczeń Socjalnych w Łodzi
Dane adresowe i identyfikacyjne administratora danych	Centrum Świadczeń Socjalnych w Łodzi ul Urzędnicza 45, 91-304 Łódź
Numer telefonu/adres – e-mail do administratora danych	tel. (42) 638-59-68 e-mail:swiadczenia@css.uml.lodz.pl
Inspektor ochrony danych osobowych i dane do kontaktu	prawnik Erwin Ryter tel. 600 499 192 e-mail: iod@css.uml.lodz.pl
1. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych
I. Podejmowanie działań na podstawie wyrażonej przez Państwa zgody – podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit a RODO	przetwarzanie danych w celu udzielenia odpowiedzi na zadane pytanie (np. poprzez wysłanie wiadomości e-mail, poprzez wysłanie zapytania w innej formie) przetwarzanie danych zapisanych w plikach cookies i gromadzonych ze strony WWW przetwarzanie danych w związku z wykorzystaniem wizerunku utrwalonego na zdjęciu, bądź w innej formie przetwarzanie danych w celach związanych z wzięciem udziału w postępowaniu rekrutacyjnym w zakresie danych wykraczających ponad te, które są wskazane w art. 22(1) k. p.
II. Realizacja usługi/umowy – podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit b RODO	obsługa zgłoszeń, które są kierowane do nas drogą telefoniczną lub mailową wykorzystywanie przez nas danych kontaktowych w celach związanych ze świadczeniem usług lub w związku z wykonaniem umowy obsługa skarg i innych roszczeń
III. Wypełnianie obowiązku ciążącego na administratorze danych – podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit c RODO	wypełnienie obowiązku prawnego ciążącego na administratorze w celu realizacji: ustawy z dnia 28 listopada 2003 r. o świadczeniach rodzinnych, ustawy z dnia 11 lutego 2016 r. o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci, ustawy z dnia 4 listopada 2016 r. o wsparciu kobiet w ciąży i rodzin „Za życiem”, ustawy z dnia 4 kwietnia 2014 r. o ustaleniu i wypłacie zasiłków dla opiekunów, ustawy z dnia 21 czerwca 2001 r. o dodatkach mieszkaniowych, ustawy z dnia 10 kwietnia 1997 r. Prawo energetyczne, ustawy z dnia 7 września 2007 r. o pomocy osobom uprawnionym do alimentów, rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 30 maja 2018 r. w sprawie szczegółowych warunków realizacji rządowego programu „Dobry start”
IV. Realizacja prawnie uzasadnionych interesów administratora danych – podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit f RODO	dochodzenie należności i innych roszczeń archiwizacja danych w celu zapewnienia rozliczalności i spełnienia obowiązków wynikających z przepisów prawa
2. Odbiorcy danych
I. Podmioty świadczące usługi dla Centrum Świadczeń Socjalnych w Łodzi, w tym podmioty, z którymi Centrum Świadczeń Socjalnych w Łodzi ma zawartą umowę powierzenia (np. podmioty świadczące usługi teleinformatyczne, telekomunikacyjne itp.)
II. Organy uprawnione do uzyskiwania danych na podstawie konkretnych przepisów prawa (np. organy Policji, sądy, ZUS, US, UODO, PIP itp.)
3. Czas przetwarzania danych
I. Dane przetwarzane na podstawie wyrażonej zgody	Do czasu wycofania zgody/w uzasadnionych przypadkach do czasu przedawnienia roszczeń
II. Dane przetwarzane w związku z zawarciem umowy/realizacją świadczeń	Przez okres trwania umowy oraz w obowiązkowym okresie przechowywania dokumentacji, jak również do czasu przedawnienia roszczeń cywilnych.
III. Dane przetwarzane w związku z wypełnianiem przez administratora ciążących na nim obowiązków	Przez okres 5 lat od zakończenia okresu obrotowego, w którym nastąpiło zdarzenie powodujące powstanie obowiązku podatkowego, bądź przez okres wskazany przez konkretny przepis prawa
IV. Dane przetwarzane w związku z realizacją prawnie uzasadnionych interesów administratora	Do czasu ustania celu, dla którego dane były zbierane i następnie przetwarzane
4. Prawa osób, których dane dotyczą
I. Prawo dostępu do danych osobowych (art. 15 RODO)	W ramach realizacji tego prawa możemy udzielić Państwu następujących informacji: w jakim celu i jakie dane przetwarzamy, komu przekazujemy Państwa dane, jak długo przetwarzamy Państwa dane, z jakiego źródła pochodzą Państwa dane, czy przetwarzamy dane w formie profilowania, czy możemy Państwu udostępnić kopię danych W celu skorzystania z tego prawa należy skontaktować się z inspektorem ochrony danych. Realizacja tego prawa odbywa się na Państwa pisemny wniosek. Możemy wtedy dostarczyć kopię Państwa danych podlegających przetwarzaniu. Dotyczy to także danych archiwizowanych. Kopia danych może być także dostarczona Państwu drogą elektroniczną, jeżeli poprosicie Państwo o dostarczenie danych w takiej formie. * wydanie pierwszej kopii danych jest bezpłatne, lecz za każdą kolejną możemy już naliczyć stosowną opłatę.
II. Prawo do sprostowania danych (art. 16 RODO)	Sprostowanie danych może polegać na poprawieniu danych, które są nieprawidłowe lub na uzupełnieniu danych niekompletnych. Jeżeli uważacie Państwo, że Państwa dane osobowe są niezgodne ze stanem faktycznym, można zwrócić się do nas o ich poprawienie. W przypadku chęci skorygowania danych, powinniście Państwo krótko umotywować swoją prośbę (np. zmiana nazwiska, zmiana adresu, zmiana sposobu kontaktowania się etc.). Sprostowanie danych prowadzi do zastępowania danych tego samego zakresu, innymi, nowymi i nie prowadzi do rozszerzenia zakresu przetwarzanych danych. Ponadto dbałość o poinformowanie nas o zmianach Państwa danych pozwoli nam na zapewnienie ich aktualności i rzetelności. W celu skorzystania z tego prawa należy skontaktować się z inspektorem ochrony danych. Możemy poprawić Państwa dane niezwłocznie po zweryfikowaniu Państwa tożsamości, lecz w przypadku uzupełnienia niekompletnych danych, mamy prawo zażądać od Państwa przedstawienia dodatkowego oświadczenia w tym zakresie.
III. Prawo do bycia zapomnianym (art. 17 RODO)	Realizacja tego prawa odbywać się może poprzez: usuwanie danych oraz realizację prawa osoby do usuwania jej danych. Państwa dane, bez zbędnej zwłoki, są usuwane, jeśli zachodzi jedna z sytuacji: dane nie są już niezbędne dla celów, do których zostały zebrane; osoba, której dane dotyczą wycofała zgodę na ich przetwarzanie i nie ma innej podstawy przetwarzania tych danych; osoba, której dane dotyczą wniosła sprzeciw wobec przetwarzania danych i nie występują nadrzędne prawnie uzasadnione podstawy przetwarzania danych; dane osobowe były przetwarzane niezgodnie z prawem. Nie ma obowiązku realizacji tego prawa jeśli zachodzi jedna z sytuacji:przetwarzanie danych jest konieczne dla wywiązania się z prawnego obowiązku wymagającego przetwarzania danych; przetwarzanie danych odbywa się dla celów statystycznych zgodnie z art. 89 RODO; przetwarzanie danych odbywa się w celu ustalenia lub w celu dochodzenia lub obrony roszczeń. W celu skorzystania z tego prawa należy skontaktować się z inspektorem ochrony danych. Realizacja tego prawa odbywa się na Państwa pisemny wniosek.
IV. Prawo do ograniczenia przetwarzania danych (art. 18 RODO)	Prawo do ograniczenia przetwarzania danych polega na możliwości zażądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych wyłącznie do ich przechowywania. Prawo to może mieć zastosowanie gdy zachodzi jedna z przesłanek: osoba, której dane dotyczą, kwestionuje prawidłowość danych; przetwarzanie danych jest niezgodne z prawem; cel, dla którego dane zostały przetwarzane został już zrealizowany lub dane nie są już niezbędne dla tego celu; został wniesiony sprzeciw wobec przetwarzania danych z przyczyn związanych ze szczególną sytuacją osoby, której dane dotyczą. W sytuacji gdy administrator danych nie może zidentyfikować osoby składającej żądanie, lecz jest w stanie komunikować się z tą osobą, to informuje tę osobę o braku możliwości realizacji jej żądania. W celu skorzystania z tego prawa należy skontaktować się z inspektorem ochrony danych. Realizacja tego prawa odbywa się na Państwa pisemny wniosek.
V. Prawo do przenoszenia danych (art. 20 RODO)	Prawo to ma zastosowanie w przypadku łącznego spełnienia następujących warunków: przetwarzanie danych odbywa się w sposób zautomatyzowany; przetwarzanie danych odbywa się na podstawie zgody dla danych zwykłych lub dla danych szczególnego rodzaju; przetwarzanie jest niezbędna w celu wykonania lub dla podjęcia działań przed zawarciem umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą. Prawo to nie może być zrealizowane gdy przetwarzanie odbywa się na podstawie innych niż zgoda przesłanek przetwarzania danych lub odbywa się w sposób w pełni niezautomatyzowany. Jesteście Państwo uprawnienie do tego, by uzyskać od nas w powszechnie używanym oraz ustrukturyzowanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego (np. na komputerze) Państwa danych osobowych. W ramach tego uprawnienia możecie Państwo także zlecić przesłanie Państwa danych bezpośrednio innemu podmiotowi. W celu skorzystania z tego prawa należy skontaktować się z inspektorem ochrony danych. Realizacja tego prawa odbywa się na Państwa pisemny wniosek.
VI. Prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych (art. 21 RODO)	Osoba, której dane dotyczą ma prawo do wniesienia w dowolnym momencie sprzeciwu wobec przetwarzania ich danych osobowych gdy wykaże istnienie swojej szczególnej sytuacji a jednocześnie zajdzie jedna z trzech kategorii sytuacji: - pierwsza: przetwarzanie danych jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów administratora z wyjątkiem sytuacji, w których nadrzędny charakter wobec tych interesów mają interesy lub podstawowe prawa i wolności osoby, której dane dotyczą wymagające ochrony danych, w szczególności, gdy osoba, której dane dotyczą, jest dzieckiem - druga: przetwarzanie danych odbywa się na potrzeby marketingu bezpośredniego, a zatem w przypadku wpłynięcia sprzeciwu wobec działań marketingu bezpośredniego administrator nie może już przetwarzać danych w tym celu - trzecia: przetwarzanie danych odbywa się do celów badań naukowych, historycznych lub statystycznych Administrator danych ma prawo odmówić Państwu uwzględnienia żądania realizacji sprzeciwu wobec przetwarzania danych gdy: jego własne prawnie uzasadnione interesy są nadrzędne wobec interesów, praw i wolności osoby, której dane dotyczą; gdy przetwarzanie danych jest niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń; jeżeli osoba, której dane dotyczą nie wskaże o jaką szczególną sytuację chodzi i uniemożliwi w ten sposób administratorowi przeprowadzenie ważenia interesów. W celu skorzystania z tego prawa należy skontaktować się z inspektorem ochrony danych. Realizacja tego prawa odbywa się na Państwa pisemny wniosek.
VII. Prawo do złożenia skargi do organu nadzorczego (art. 77 RODO)	W przypadku jakichkolwiek wątpliwości w sprawach dotyczących ochrony Państwa danych osobowych zapraszamy do kontaktu z inspektorem ochrony danych. Jeżeli nie uzyskają Państwo pomocy w związku z przetwarzaniem Państwa danych, przysługuje Państwu zawsze prawo do złożenia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych na adres: Urząd Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa
5. Pozostałe informacje
Przekazywanie danych do państw trzecich	Nie przekazujemy Państwa danych do państw trzecich
Profilowanie	Państwa dane nie będą podlegały profilowaniu
Obowiązek podania danych	Odmowa podania danych osobowych w celu skorzystania ze wsparcia finansowego jest równoznaczna z brakiem możliwości skorzystania z niego. Odmowa podania danych w innych celach, dla których przetwarzanie danych jest niezbędne, jest równoznaczna z brakiem możliwości realizacji tego celu.
Współadministrowanie danymi	Centrum Świadczeń Socjalnych w Łodzi jest współadministratorem danych w zakresie współadministrowania Centralnym Rejestrem Kontrahentów w ramach systemu informatycznego wspierającego Zarządzanie Finansami Miasta Łodzi. Klauzula informacyjna odnosząca się do przetwarzania danych w związku ze współadministrowaniem została zamieszczona na stronie http://css.samorzad.lodz.pl
6. Sposoby ochrony Państwa danych osobowych
I. Dokumenty i zawarte w nich dane osobowe są przetwarzane zgodnie z wdrożonymi procedurami bezpieczeństwa danych
II. Dostęp do dokumentów i danych osobowych mają wyłącznie osoby upoważnione oraz uprawnione na podstawie przepisów prawa
III. System informatyczny jest zabezpieczony hasłami, ponadto stosuje się system antywirusowy i firewall.
IV. Państwa dane osobowe będą przechowywane w sposób zapewniający poufność, integralność oraz dostępność zgodnie z przepisami prawa obowiązującymi na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.

Metryka strony i historia zmian